Kurzfassung: So einfach können Sie E-Rechnungen empfangen
Seit 1.1.2025 müssen Unternehmen in Deutschland strukturierte XML-E-Rechnungen empfangen können. Das Rechnungseingangsbuch von EPO Consulting ermöglicht den rechtssicheren Empfang, die automatisierte Verarbeitung, Validierung, Visualisierung und Integration dieser Rechnungen – auch im Zusammenspiel mit SAP. Die Lösung unterstützt verschiedene Formate (UBL, CII, ZUGFeRD), ist international einsetzbar und lässt sich flexibel in bestehende Systeme einbinden.
E-Rechnung Empfang automatisieren in SAP
Unternehmen weltweit stellen auf strukturierte E-Rechnungen im XML Format um, oft auf Basis von UBL XML oder länderspezifischen Standards, während klassische PDF Rechnungen zunehmend an Bedeutung verlieren. Mit dem EPO Rechnungs-Eingangsbuch empfangen, prüfen und verbuchen Sie E-Rechnungen aus allen wichtigen Märkten zentral in Ihrem SAP System und kombinieren dabei globale Formatunterstützung mit maximaler Automatisierung und Rechtskonformität.
- E-Rechnungen aus allen Eingangskanälen
E-Mail, Webservices, PEPPOL, EDI und File-Uploads zentral im SAP Rechnungs-Eingangsbuch gebündelt. - Höchste Automatisierung
Strukturierte XML Daten ermöglichen Validierung, Bestellabgleich und Dunkelbuchung mit deutlich weniger manuellen Eingriffen. - Weltweit einsetzbar und zukunftssicher Unterstützung
Formate wie UBL oder CII
Kommunikation über das globale PEPPOL-Netzwerk oder über länderspezifische Plattformen wie KSeF, PPF, ZATCA und weitere E-Invoicing Plattformen.
Warum Sie Ihren Rechnungseingang jetzt umstellen müssen und sollten
Unternehmen müssen künftig strukturierte E-Rechnungen im XML Format gemäß EN16931 wie XRechnung, UBL oder CII elektronisch empfangen und vollautomatisch verarbeiten können, während klassische PDFs ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung gelten.
Für Unternehmen mit SAP ist die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungen eine Chance, manuelle PDF Verarbeitung, verstreute E-Mail Postfächer und Insellösungen abzulösen und damit Medienbrüche, OCR Fehler und aufwendige Freigaben deutlich zu reduzieren. Wenn E-Rechnungen strukturiert im EPO Rechnungs-Eingangsbuch ankommen, dort automatisch geprüft und verbucht werden, lassen sich gesetzliche Anforderungen sicher erfüllen und gleichzeitig Durchlaufzeiten verkürzen, Prozesskosten senken und Mitarbeiter spürbar entlasten.
Was ist das EPO Rechnungs-Eingangsbuch (REB)?
Das EPO Rechnungs-Eingangsbuch ist die zentrale Lösung für den Empfang, die Prüfung und die Verbuchung von E-Rechnungen direkt in Ihrem SAP-System. Das REB fungiert als zentrales Cockpit im SAP System und holt alle eingehenden Rechnungen aus Postfächern, Portalen, Schnittstellen und anderen Kanälen zusammen, sodass strukturierte XML E-Rechnungen ebenso wie klassische Belege in einer einheitlichen Oberfläche verfügbar sind.
Technisch ist das EPO REB vollständig in SAP integriert und arbeitet eng mit Schnittstellen über den EPO Connector zusammen, etwa dem Document Handling Server (DHS) für den E-Mail Eingang. So entsteht ein durchgängiger End-to-End-Prozess: vom Eingang (über E-Mail, Webservice, PEPPOL oder EDI), über Validierung, Visualisierung und Freigabe, bis hin zur Buchung im SAP. Der ganze Prozess funktioniert ohne zusätzliche externe Workflow-Plattform und ohne komplexe SAP-Workflow-Projekte.
Verschiedene Formate und Kanäle, das EPO REB verarbeitet alles
Durch die Zusammenführung aller Eingangsrechnungen im EPO REB entfällt die aufwändige Pflege verschiedener Postfächer, Portale, Kanäle oder manueller Upload-Strecken und Sie gewinnen eine klare, vollständige Sicht auf alle Eingangsrechnungen. Gleichzeitig bildet das REB sowohl strukturierte XML E-Rechnungen als auch klassische Dokumente ab und sorgt mit Filtern, Statusinformationen und Drill Down Möglichkeiten für eine hohe Übersichtlichkeit und schnelle Orientierung im täglichen Arbeiten.
Vorteile auf einen Blick
Das EPO Rechnungs-Eingangsbuch verbindet den E-Rechnungsempfang mit intelligenter Prozessautomatisierung direkt in SAP und reduziert damit manuelle Aufwände und Fehlerquellen deutlich. Gleichzeitig profitieren Sie von einer Lösung, die sowohl aktuelle gesetzliche Vorgaben in Deutschland erfüllt, als auch für internationale Anforderungen eingesetzt wird.
- Erfüllung der E-Rechnungspflicht in Deutschland inklusive EN16931, XRechnung, UBL und CII sowie Unterstützung weiterer Länder und Formate.
- Hohe Automatisierungsquote durch strukturierte XML Daten, Validierung, UID-Prüfung sowie Bestellabgleich bis hin zur Dunkelbuchung.
- Nahtlose Integration in Ihr bestehendes SAP System mit kurzer Projektlaufzeit und ohne zusätzliche externe Workflows in Anspruch nehmen zu müssen.
- Zentrale Sicht auf alle Eingangskanäle und Dokumenttypen mit klarer, funktionaler Übersicht für Buchhaltung und Controlling.
- Zukunftssichere Architektur, erweiterbar um Viewer, Validator, Prozesskomponenten und mobile App für flexible Freigaben.
- Unabhängige Lösung, verfügbar für alle SAP Releases
So funktioniert das Rechnungs-Eingangsbuch
Das EPO Rechnungs-Eingangsbuch bildet den gesamten E-Rechnungsprozess von der Annahme bis zur Buchung in klar strukturierten Schritten direkt in SAP ab. Dadurch entsteht ein transparenter, standardisierter Ablauf, der sowohl strukturierte XML E-Rechnungen als auch klassische PDF-Belege effizient verarbeitet und auf Knopfdruck buchbar macht.
Rechnungen empfangen
Schritt 1
Das EPO Rechnungs-Eingangsbuch übernimmt die Speicherung Ihrer Rechnungen aus allen relevanten Kanälen wie E-Mail (MS Exchange, IMAP), File Verzeichnissen, Webservices, PEPPOL oder EDI.
Für den E-Mail Eingang wird dazu auf den eigens entwickelten Document Handling Server zurückgegriffen.
Für den Eingang über das PEPPOL-Netzwerk oder andere Schnittstellen kann mit allen gängigen Providern international zusammengearbeitet werden.
So landen alle E-Rechnungen zentral im REB und sind von Beginn an vollständig nachvollziehbar.
Rechnung auslesen
Schritt 2
Strukturierte E-Rechnungen gemäß EN16931 werden vollständig automatisiert ausgelesen und für die weitere Verarbeitung aufbereitet. Nicht strukturierte Dokumente wie PDF, JPEG oder PNG werden über KI gestützte OCR erkannt, klassifiziert und mit allen relevanten Daten wie Positionen, Lieferantendaten und Datumsangaben angereichert. Alternativ bietet sich auch die Möglichkeit, Daten direkt im Rechnungs-Eingangsbuch manuell zu erfassen.
Rechnung validieren
Schritt 3
Der integrierte XML-Validator überprüft XRechnungen und andere strukturierte Formate anhand der offiziellen Standards. Die Validierung stellt sicher, dass die eingehenden Rechnungen schematisch korrekt sind. Damit können bereits in diesem Schritt inkorrekte Rechnungen ausgesteuert werden.
Testen Sie unseren EPO XRechnung Validator kostenlos: https://www.epoconsulting.com/erechnung-sap/xrechnung-validator
Rechnung visualisieren
Schritt 4
Der EPO E-Rechnung Viewer wandelt XML E-Rechnungen beim Öffnen in eine gut lesbare HTML Ansicht um und stellt auch eingebettete Anhänge strukturiert dar. So können Fachbereiche Rechnungen komfortabel prüfen, ohne sich mit XML Strukturen auseinandersetzen zu müssen und auf Wunsch in mehreren Sprachen arbeiten.
Die Visualisierung ist neben dem Rechnungs-Eingangsbuch auch als Desktop-, iOS- und Android-App verfügbar.Testen Sie unseren EPO E-Rechnung Viewer jetzt kostenlos: https://www.epoconsulting.com/erechnung-sap/e-rechnung-viewer
Rechnung archivieren
Schritt 5
Alle eingegangenen Rechnungen, ob E-Rechnung oder PDF, werden per SAP ArchiveLink im vorhandenen Archivsystem (z.B. ELO ECM, inPuncto, H&S, etc.) archiviert.
Rechnung freigeben und buchen
Schritt 6
Ist in SAP eine freigegebene Bestellung vorhanden, die mit der Rechnung übereinstimmt, kann diese automatisch gebucht werden.
Alternativ ist die Freigabe der Rechnung über einen mehrstufigen Freigabeprozess innerhalb des Rechnungs-Eingangsbuches möglich.
Freigabe und Workflows direkt im Rechnungs-Eingangsbuch
Das EPO Rechnungs-Eingangsbuch übernimmt nicht nur den technischen Empfang und die Validierung Ihrer E-Rechnungen, sondern bildet auf Wunsch auch den kompletten Freigabeprozess direkt in SAP ab. Dadurch entfällt die Notwendigkeit für separate Workflow Systeme oder komplexe SAP Workflow Projekte, was Implementierung und Betrieb deutlich vereinfacht.
Dank strukturierter XML-Daten können zentrale Prüfungen wie Buchungskreisermittlung über UID, Abgleich mit in SAP angelegten Lieferanten, sowie Bestellnummernprüfungen gegen vorhandene SAP Bestellungen automatisiert durchgeführt werden. Wenn alle definierten Prüfregeln erfüllt sind, lassen sich Rechnungen bis hin zur Dunkelbuchung ohne manuelle Freigabe verarbeiten, während Sonderfälle weiterhin über einen im REB integrierten Freigabeworkflow laufen.
Für alle Freigabeschritte steht zusätzlich eine Mobile App zur Verfügung, mit der Verantwortliche Rechnungen außerhalb von SAP einsehen, kommentieren und freigeben können. So kombinieren Sie maximale Automatisierung mit flexiblen, praxisnahen Freigabewegen und behalten jederzeit Transparenz über Status, Verantwortlichkeiten und Historie jeder einzelnen Eingangsrechnung.
Automatisierung als größter Vorteil
Der größte Hebel des EPO Rechnungs-Eingangsbuchs liegt in der konsequenten Nutzung strukturierter E-Rechnungsdaten für eine weitgehend automatische Verarbeitung statt fehleranfälliger PDF- und OCR-Prozesse. Wo früher vielleicht ein kleiner Anteil der Eingangsrechnungen automatisiert werden konnte, ermöglicht die Kombination aus Validierung, Lieferanten- und UID-Prüfung sowie Bestellabgleich nun eine deutlich höhere Dunkelbuchungs-Quote und einen massiv reduzierten Prüfungsaufwand.
International einsetzbar und zukunftssicher
Das EPO Rechnungs-Eingangsbuch ist nicht nur für die E-Rechnungspflicht in Deutschland ausgelegt, sondern unterstützt E-Rechnungsprozesse in allen Ländern und für zahlreiche Formate. Über das PEPPOL-Netzwerk und angebundene E-Invoicing Provider können Sie Rechnungen im UBL XML Format sowie länderspezifische Formate wie KSeF in Polen, ZATCA in Saudi Arabien oder PPF in Frankreich empfangen und verarbeiten.
Für Ihre SAP Landschaft bedeutet das, dass Sie mit einer zentralen Lösung E-Rechnungen aus Deutschland, Europa und weiteren Märkten sicher empfangen, validieren und verbuchen können. So bleiben Sie bei zukünftigen gesetzlichen Änderungen in anderen Ländern flexibel und profitieren von einem einheitlichen, international skalierbaren Prozess für den Rechnungseingang in SAP.
EPO Consulting als erfahrener E-Rechnungs-Partner
EPO Consulting gehört zu den führenden Spezialisten für elektronische Rechnungen und SAP integrierte Lösungen und verfügt über langjährige Erfahrung aus zahlreichen E-Rechnungs-Projekten in unterschiedlichen Branchen. Mit der EPO E-Rechnung für SAP und dem Rechnungs-Eingangsbuch erhalten Sie eine praxisbewährte Lösung, die in realen Kundenumgebungen laufend weiterentwickelt und optimiert wird.
So stellt das EPO Rechnungs-Eingangsbuch für viele Unternehmen die optimale Alternative zu SAP DRC dar. Mit dem EPO Rechnungs-Eingangsbuch lösen Sie alle Anforderungen rund um die E-Rechnung schnell, flexibel und kosteneffizient.
Wenn Sie E-Rechnungen in SAP rechtssicher empfangen und Ihren Rechnungseingang möglichst weitgehend automatisieren möchten, ist jetzt der richtige Zeitpunkt für den nächsten Schritt. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch und lassen Sie sich zeigen, wie das EPO Rechnungs-Eingangsbuch Ihren E-Rechnungsempfang in SAP in wenigen Wochen produktiv machen kann.
