UID Nummern direkt in SAP prüfen

Der EPO UID Check machts möglich

Fehlerhaft ausgestellte Ausgangsrechnungen führen zu erheblichem Nachbearbeitungsaufwand und verzögern den Zahlungseingang. In schwerwiegenden Fällen können daraus zudem steuerliche Risiken entstehen, etwa durch Beanstandungen seitens des Finanzamts oder notwendige Umsatzsteuernachzahlungen.

Gleichzeitig gelangen fehlerhafte Eingangsrechnungen in den Zahlungsprozess und müssen im Nachhinein aufwändig korrigiert oder rückabgewickelt werden. Dieser Aufwand lässt sich vermeiden: Eine automatisierte Prüfung von Stammdaten reduziert Fehlerquellen deutlich und entlastet Mitarbeitende spürbar. So können Zeit und Ressourcen effizienter und wertschöpfender eingesetzt werden.

Vorteile der UID-Prüfung für die E-Rechnung

Korrekte UID-Nummern, Firmennamen und Adressen im Kundenstamm
Korrekte UID-Nummern, Firmennamen und Adressen im Lieferantenstamm
Kunden- und Lieferanten-matching für ein- und ausgehenden E-Rechnungen
Automatisierungen im Rechnungseingang
Dunkelbuchungen für korrekte E-Rechnungen mit Bestellbezug

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Features des EPO UID Check
- Regelmäßig automatisierte Prüfungen aller aktiven Kunden- und Lieferantenstammdaten
- UID Prüfungen auf Knopfdruck in SAP für alle EU Länder sowie International
  
  Schweiz, Liechtenstein, Norwegen
  
  Für Kroatien (OIB) und Polen (NIP) auch lokale Prüfservices angebunden
- Prüfung per API aufrufbar, etwa für die Integration in Kassensysteme
- Prüfung kann für alle Mitarbeiter über das Intranet per App bereitsgestellt werden
- Der Prüfstatus jeder UID Nummer ist durch die F1-Funktionstaste in allen relevanten SAP Transaktionen direkt ersichtlich
- Prüfungen in den Prozessen Rechnungseingang und -ausgang (mit der F1-Hilfe-Taste) werden ebenso im UID Prüfungsbuch protokolliert
- Anzeige der gültigen Kunden- und Lieferanten UID-Nummern für alle gebuchten Ein- und Ausgangsrechnungen
- Nachweisbarkeit der UID Prüfungen für ZM Belege (zusammenfassende Meldung) gemäß EU ViDA Mehrwertsteuersystemrichtlinie

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Die Vorteile, die sich durch einen automatisierten UID Check in SAP ergeben

Effizienzsteigerung

Verbesserte Stammdatenqualität: Stellt sicher, dass UID-Nummern, Firmennamen und Adressen in Kunden- und Lieferantenstammdaten korrekt sind, was eine Grundlage für reibungslose E-Rechnungs-Prozesse bildet.
Erleichterung von Matching und Automatisierung: Unterstützt das Abgleichen von ein- und ausgehenden E-Rechnungen und ist eine Voraussetzung für die Automatisierung im Rechnungseingang, bis hin zu Dunkelbuchungen für korrekte E-Rechnungen.
Vermeidung von Fehlern und Nacharbeit: Verhindert finanzielle Verluste und aufwendige Rückabwicklungen, indem fehlerhafte eingehende E-Rechnungen (z.B. mit falscher UID/Adresse) nicht akzeptiert werden. Reduziert auch Nacharbeit durch Verhinderung der Ausstellung unrichtiger ausgehender E-Rechnungen, was zu schnellerer Bezahlung führt.
Prüfung bereits bei Belegerstellung: Ermöglicht die Prüfung von UID und Mehrwertsteuer bereits beim Erstellen von Belegen wie Fakturen, um sicherzustellen, dass die ausgehende E-Rechnung von Anfang an korrekt ist.

Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Prüfungssicherheit

Innerhalb dieser Kategorie sind die Punkte, die sich direkt auf die Vermeidung schwerwiegender Konsequenzen oder die Erfüllung kritischer rechtlicher Anforderungen beziehen, als besonders wichtig einzustufen:

Vermeidung von Umsatzsteuer-Nachzahlungen bei Finanzamtsprüfungen. Dies ist ein direkter und potenziell kostspieliger Nachteil, der vermieden werden kann.
Sicherstellung der Einhaltung wesentlicher Änderungen der EU-Mehrwertsteuerreform (Quick Fixes), insbesondere der Anforderung einer gültigen USt-IdNr. als materielle Voraussetzung und korrekte ZM für innergemeinschaftliche Lieferungen. Die Einhaltung dieser spezifischen EU-Vorschriften ist für den grenzüberschreitenden Handel von entscheidender Bedeutung.
Unterstützung der gesetzeskonformen Berichterstattung, insbesondere bei der internen Prüfung von UIDs vor Abgabe der Zusammenfassenden Meldung (ZM) und Abgabe von Intrastat-Meldungen. Die korrekte Erstellung und Abgabe dieser Meldungen ist eine zentrale gesetzliche Verpflichtung.
Nachweisbarkeit der UID Prüfungen für ZM Belege (zusammenfassende Meldung) gemäß EU Quick Fix zur Mehrwertsteuersystemrichtlinie. Der Nachweis über die durchgeführten Prüfungen ist im Falle einer Prüfung essentiell.
Hilfe bei der Erfüllung der gesetzlichen Vorgabe des österreichischen Finanzministeriums (seit Ende 2013), die UID aller Lieferanten nachweislich und regelmäßig zu prüfen. Dies erfüllt eine spezifische nationale gesetzliche Anforderung.
Alle durchgeführten Prüfungen werden im Prüfungsbuch dokumentiert und zentral protokolliert. Eine umfassende Protokollierung ist für die Revisionssicherheit unerlässlich.
Gespeicherte Prüfdokumente dienen als schneller Nachweis bei Umsatzsteuerprüfungen. Diese Dokumente erleichtern die Verteidigung im Falle einer Prüfung.
Direkte Verbindung zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer-Datenbank des jeweiligen Landes. Dies stellt die Richtigkeit der Prüfgrundlage sicher.
Prüfungen der UID Gültigkeit und der berechneten Mehrwertsteuer auf Belegebene mit EPO ZM. Die Prüfung auf Transaktionsebene hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen.
Einfache, regelmäßige, automatisierte und revisionssichere Methode zur Prüfung und Verwaltung von UID Nummern. Dies beschreibt den Prozess, der die Einhaltung ermöglicht.
Reporting-Möglichkeiten (Transaktion /EPO1/ZM) zur Überprüfung von SAP Belegen (für zusammenfassende Meldungen, FI, Vertrieb, Lieferungen) auf UIDs und Mehrwertsteuersätze. Diese Funktionen unterstützen die Überwachung und Berichterstattung.

Erhebliche finanzielle Einsparungen und gesteigerte Effizienz

Verhinderung finanzieller Verluste, indem die Akzeptanz und die fälschliche Bezahlung von Eingangsrechnungen mit Formfehlern (wie falsche UID oder Adresse) vermieden wird. Dies schützt das Unternehmen vor direkten finanziellen Nachteilen.
Verhinderung der Ausstellung unrichtiger Ausgangsrechnungen (bezüglich UID, Adresse oder Gesellschaftsform), was zu weniger Nacharbeit und schnellerer Bezahlung führt. Dies verbessert den Cashflow und reduziert administrative Kosten.
Rechtliche Änderungen wie Konkurse und Liquidationen im Blick haben und frühzeitig mögliche Zahlungsausfälle erkennen. Dies hilft, finanzielle Risiken zu mindern.
Einfache Integration der UID-Prüfungsfunktion in Rechnungseingangsprozesse. Automatisierungen im Rechnungseingang und Dunkelbuchungen für korrekte E-Rechnungen mit Bestellbezug sind möglich. Matching mit ein- und ausgehenden E-Rechnungen wird unterstützt. Die Automatisierung im Rechnungseingang ist ein wichtiger Effizienzfaktor.
Prüfungen zum Zeitpunkt der Belegerstellung (für Fakturen, Lieferungen, Kundenaufträge und Bestellungen). Nachricht ZUID mit „Druckprogramm“ für Fakturen, Aufträge, Lieferungen und Bestellungen. Flexible Einstellungsmöglichkeiten über NACE Customizing. Fehler frühzeitig im Prozess zu erkennen spart erhebliche Nacharbeitskosten.
Reduziert Diskussionen mit Lieferanten durch die frühzeitige Erkennung von Fehlern. Spart Zeit und vermeidet potenzielle Konflikte.
Einfache Durchführung von Ad-hoc Prüfungen, z.B. bei der Rechnungserfassung für CPD-Lieferanten oder CPD-Kunden. Ad-hoc Prüfungen sind auch aus jeder SAP Transaktion über die F1-Taste möglich. Diese flexible Prüfmöglichkeit erhöht die Effizienz bei Bedarf.
Umfangreiche Selektionsmöglichkeiten erlauben fokussierte Prüfungen. Ermöglicht gezieltes und damit effizientes Vorgehen.
Vorgefertigte Aktionen erleichtern die Bedienung und Verwaltung der UID Nummernprüfung. Verbessert die Benutzerfreundlichkeit und spart Zeit.

Verbesserte Stammdatenqualität und -verwaltung

Unterstützt die Verhinderung und Bereinigung von Stammsatz Duplikaten. Beinhaltet die Dubletten-Prüfung über idente UID Nummern. Eliminieren Sie gleichzeitig Mehrfacheinträge. Das Vorhandensein von Dubletten ist ein signifikantes Datenqualitätsproblem.
Neue Kreditoren und Debitoren werden mit den richtigen Stammdaten angelegt. Verhindert die Entstehung neuer Datenqualitätsprobleme von Anfang an.
Korrekte UID-Nummern, Firmennamen und Adressen im Kundenstamm und Lieferantenstamm. Die Richtigkeit dieser Kerninformationen ist fundamental.
Halten Sie Stammdaten wie die aktuelle Adresse auf dem neuesten Stand. Unterstützt die Adressprüfung mit Hilfe der UID Web Services. Bietet eine direkte Gegenüberstellung von Name, PLZ, Ort und Straße Daten zwischen dem Stammsatz und den Prüfergebnissen.
Unterstützt die Anlage von Kunden und Lieferanten direkt aus dem Prozess. Ermöglicht die Erstellung von Stammdaten basierend auf verifizierten Prüfungsergebnissen.
Bei der Anlage neuer Stammdaten können Werte aus der Prüfung übernommen werden (wie Gesellschaftsform und Adresse). Erleichtert die korrekte und vollständige Erfassung neuer Stammdaten.
Bei unterschiedlichen Daten ermöglicht eine Vergleichsmaske autorisierten Anwendern die Entscheidung, welcher Wert verwendet werden soll. Unterstützt die Datenpflege und -konsistenz bei Abweichungen.
UID Prüfung selbst ohne vorhandenen Stammsatz möglich, mit der Option, einen Stammsatz (Lieferant oder Kunde) aus den Prüfergebnissen zu erfassen. Bietet Flexibilität bei der Prüfung und Datenerfassung.
Ermöglicht die Kennzeichnung von Adressabweichungen als „geprüft und akzeptiert“. Hilft bei der Verwaltung bewusster Abweichungen.

Tiefe & flexible SAP-Integration mit benutzerfreundlichen Funktionen

Konfigurierbare und modifikationsfreie Integration in verschiedene wichtige SAP Transaktionen (z.B. BP, FK02, FD02, MIRO, FB60). Da keine Systemmodifikationen erforderlich sind, gibt es keine Beeinflussung bestehender Geschäftsprozesse. Kinderleichte Integration in jede SAP Transaktion durch einfaches Customizing. Dies ist ein kritischer Vorteil für die Implementierung und den laufenden Betrieb.
Die Lösung ist sofort einsetzbar und erfordert tatsächlich kein Projekt. Dies ermöglicht eine schnelle Wertschöpfung.
Bietet Zugriff auf Prüfservices für alle EU Länder sowie die Schweiz, Liechtenstein und Norwegen. Prüfung und Adressauswertung sind für alle unterstützten Länder verfügbar. Die breite geografische Abdeckung ist für international tätige Unternehmen sehr wichtig.
Der Prüfstatus jeder UID Nummer ist durch die F1-Funktionstaste in allen relevanten SAP Transaktionen direkt ersichtlich. Ad-hoc Prüfungen können einfach aus jeder SAP Transaktion initiiert werden, z.B. mit der F1 Taste. Diese benutzerfreundliche Funktion ist für die tägliche Arbeit sehr nützlich.
Ein Ampelsystem visualisiert das Ergebnis der letzten UID Prüfung. Ein farbkodierter Status wird für den Adressvergleich verwendet. Die visuelle Aufbereitung erhöht die Benutzerfreundlichkeit und schnelle Erfassung des Status.
Informationen werden übersichtlich im UID-Prüfungsbuch dargestellt. Fehlerlisten werden automatisch aktualisiert und können direkt im SAP GUI bearbeitet und korrigiert werden. Zugriff auf die Historie der UID-Prüfungen ist jederzeit möglich. Das zentrale Prüfungsbuch ist wichtig für die Verwaltung und den Überblick.
Integrierbar in SAP ERP und SAP CRM. Die breite Integrationsfähigkeit ist vorteilhaft.
Verfügbar für die Integration in das SAP Fiori Launchpad. Die UID Prüfung ist auch als Fiori Mobile App für SAP verfügbar. Synchronisiert mit Ihrem UID-Prüfungsbuch im SAP GUI können Sie Zeitfenster sinnvoll nutzen. Die Verfügbarkeit moderner Oberflächen und mobiler Zugriff bietet Flexibilität.
Kompatibel mit allen SAP Release Ständen, einschließlich SAP R/3 und einer dedizierten SAP S/4HANA Version (für Geschäftspartner). Gewährleistet die technische Lauffähigkeit in verschiedenen Systemumgebungen.
Direkte Aktionen sind innerhalb von Listen verfügbar, wie z.B. Partner anzeigen, Historie anzeigen, UID Prüfung, Adresse übernehmen. Verbessert den Workflow und die Bedienung direkt aus den Listen.
Verschiedene Web Services können für die UID Nummernprüfung verwendet werden. Bietet technische Flexibilität bei der Anbindung.
Nachricht ZUID mit „Druckprogramm“ für Fakturen, Aufträge, Lieferungen und Bestellungen. Flexible Einstellungsmöglichkeiten über NACE Customizing. Eine spezifische technische Funktion zur Integration in Dokumentenprozesse.
Entwickelt in einem eigenen Namensraum /EPO1/. Ein technisches Detail, das für die saubere Implementierung relevant ist.

Download Präsentation EPO UID Check & EPO ZM
Download der Präsentation über den EPO UID Check und die Auswertung EPO ZM Belege

Unsere Kunden sagen…

„Die UID Nummernprüfung von EPO Consulting mit diesem Funktionsumfang zu diesem Preis ist ein „must-have“.“

„Die Lösung ist bis ins Detail durchdacht und sofort einsetzbar. Dazu braucht es tatsächlich kein Projekt.“

„Das Beste ist die kinderleichte Integration in jede SAP Transaktion durch einfaches Customizen. Die F1-Taste drücken und prüfen auf Knopfdruck.“

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