Einfach E-Rechnungen empfangen – mit dem Incoming Document Handling Server

Im Jahr 2024 wurde in Deutschland das Wachstumschancengesetz beschlossen, das ab 2025 neue Anforderungen für den Rechnungseingang von Unternehmen festlegt. Gemäß diesem Gesetz sind E-Rechnungen als strukturierte XML-Dateien definiert, die der Norm EN16931 entsprechen. Die zulässigen technischen XML-Formate sind UBL und CII (XRechnung, ZUGFeRD). Ab 2025 müssen diese drei Rechnungsformate (UBL, CII, ZUGFeRD) im Rechnungseingang akzeptiert werden. Ab 2027 sind generell nur mehr diese echten E-Rechnungen im B2B-Versand erlaubt – und damit im Empfang zu fast 100% relevant – für Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 EUR, und ab 2028 sind generell nur noch diese XML E-Rechnungen für innerdeutsche B2B-Rechnungen zulässig.

XRechnungen, die E-Rechnungen an den Bund, die Länder und Kommunen müssen ebenfalls der Norm EN16931 entsprechen und den gesetzlichen Vorgaben zur Strukturierung der XML-Dateien folgen.

Entgegen der weit verbreiteten Meinung müssen ZUGFeRD PDFs mit eingebettetem CII XML v2.2 ab dem 1. Januar 2025 nicht verpflichtend angenommen werden. PDF-Dateien gelten ausdrücklich nicht als strukturierte E-Rechnungen gemäß dem Gesetzesbeschluss. Nur das aktuelle CII XML Format muss akzeptiert werden. Das in ZUGFeRD PDFs eingebettete CII XML ist das Original und muss verarbeitet sowie archiviert werden. Ab 2027 bzw. 2028 ist das Format PDF als Rechnungsformat nicht mehr zulässig.

Unser Tipp:

Weisen Sie ihre Lieferanten rechtzeitig darauf hin, das ihr Unternehmen anstelle von ZUGFeRD PDFs, lieber nur das CII XML erhalten möchte. Sie können dies auch generell ablehnen. Weisen Sie in diesem Fall auf den Bund hin, welcher ebenfalls keine ZUGFeRD PDFs annimmt. Und falls Sie doch ZUGFeRD PDFs annehmen möchten, steht diese Funktion (Scannen aller PDFs, ob ZUGFeRD, Extraktion des CII XML) auf unserem Document Handling Server zur Verfügung.

E-Rechnungseingang mit dem Incoming Document Handling Server

Um mit Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes den Anforderungen dieses zu entsprechen, haben wir einen speziellen Server entwickelt.

Der Incoming Document Handling Server kann schnell und einfach parallel zu bestehenden Systemen installiert werden. Dadurch ist, für die Phase der Umstellung, bereits die Möglichkeit gegeben, E-Rechnungen zu empfangen. In einem späteren Schritt kann der Server dann die aktuelle Lösung vollständig ersetzen.

  • Rechnungen empfangen

    Schritt 1

    Auch nach der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung werden Rechnung über verschiedene Wege im Unternehmen ankommen. Unser Server unterstützt für den Rechnungseingang die E-Mail Abholung über MS Exchange, IMAP, Online, On-Premise oder File Verzeichnis Upload.

    Nach dem Eingang der Rechnung kann der Incoming Document Handling Server automatisiert eine Antwort-Nachricht versenden. So weiß der Rechnungsversender direkt, dass die Rechnung angekommen ist.

  • Rechnung auslesen

    Schritt 2

    Auch hier werden in der Praxis wieder mehrere Möglichkeiten benötigt werden.

    E-Rechnungen

    Kommen die Rechnungen, wie später verpflichtend, als E-Rechnungen entsprechend der Norm EN16931 im Unternehmen an, so können die Daten vollständig automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden. 

    Nicht-E-Rechnungen

    Optionale Lösung von EPO Consulting als Add-On zum Incoming Document Handling Server

    In der Praxis werden, vor allem am Anfang, aber auch noch klassische Rechnungen in einem nicht strukturierten Format eingehen. Auch solche Rechnungen sind für den Incoming Document Handling Server aber kein Problem.

    Unser Server ist mittels in-house entwickelter Lösung in der Lage, relevante Informationen durch automatisierte Extraktion mit KI-OCR-Algorithmen auszulesen. Gleichzeitig können eingehende Dokumente durch Training auch klassifiziert werden, um verschiedene Standard-Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, aber auch etwa Zulassungsscheine automatisch für die Weiterverarbeitung zu definieren. 

    Die ausgelesenen Informationen gehen dabei weit über die grundlegenden Daten wie Beträge und Rechnungsnummer hinaus. So kann der Incoming Document Handling Server etwa auch Positionen, Lieferanteninformationen und Datumsangaben aus verschiedensten Dateien (PDF, JPEG, PNG, …) auslesen und so den Aufwand bei der Eingangsrechnungsverarbeitung deutlich reduzieren. Ein weiterer Vorteil des Incoming Document Handling Servers gegenüber herkömmlichen Lösungen ist, dass unser Modell ständig von Ihren Eingaben lernt und so zukünftige Dokumente automatisch an Ihre Anforderungen und Ihre jeweiligen Lieferanten anpasst

  • Rechnung validieren

    Schritt 3

    E-Rechnungen können für Unternehmen einen großen Kostenvorteil bringen – verbergen sich aber Fehler oder Mängel in den Rechnungen, geht der Vorteil schnell verloren und es entstehen Mehrkosten, sowie ein deutlicher Mehraufwand. Aus diesem Grund sollten Rechnungen sowohl im Rechnungseingang als auch im Rechnungsausgang auf ihre Korrektheit überprüft und validiert werden. 

    Mit dem neuen Incoming Document Handling Server können Sie zusätzlich per File Upload oder Webservices XRechnungen und andere strukturierte Rechnungen in unser System hochladen. 

    Der XML-Validator Server stellt dann sicher, dass die XML-Daten den festgelegten Standards entsprechen und spart Ihnen in der Verrechnung sowohl Zeit als auch Kosten. Hierfür greifen wir auf den offiziellen KoSIT-Validator des Bundes zurück, da davon ausgegangen werden kann, das Rechnungen, die für den Bund gültig wären, auch von Unternehmen akzeptiert werden. 

    Ein weiterer Vorteil unserer Lösung gegenüber anderen Anbietern: Unser Service ist nicht nur über unseren Incoming Document Handling Server, sondern auch aus Ihrem ERP-System über eine API abrufbar

    Sollten bei der Validierung Fehler auftreten, kann der Incoming Document Handling Server voll-automatisiert eine Nachricht an den Rechnungsversender senden. In der Nachricht wird der Versender über die Probleme mit der eingegangenen Rechnung informiert und erhält einen Prüfreport der Rechnung, um etwaige Fehler schnell und einfach korrigieren zu können.

    Testen Sie unseren EPO XRechnung Validator kostenlos: https://www.epoconsulting.com/erechnung-sap/xrechnung-validator

  • Rechnung visualisieren

    Schritt 4

    Jeder, der schon mal eine XML-Rechnung gesehen hat weiß, dass diese nicht unbedingt für das menschliche Auge und die direkte Interpretation geeignet sind. Damit E-Rechnungen also von Ihnen und Ihren Mitarbeitern gelesen und überprüft werden können, müssen diese in ein für Menschen leserliches Format umgewandelt werden. 

    Das von uns entwickelte Tool zur Visualisierung von E-Rechnungen macht genau das und wandelt ihre Eingangs- oder Ausgangsrechnungen automatisiert in eine HTML-Datei um. Neben den Rechnungen selbst werden auch Rechnungsanhänge dekodiert, extrahiert und im E-Rechnung Viewer dargestelltDadurch werden E-Rechnungen einfach visualisiert und die Arbeit der Kontrolle und Überprüfung der zugestellten E-Rechnungen für Sie erleichtert.

    Die Visualisierung der Rechnungen ist in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Optional können auf Anfrage weitere Länder und Sprachen hinzugefügt werden.

    Testen Sie unseren EPO E-Rechnung Viewer jetzt kostenlos: https://www.epoconsulting.com/erechnung-sap/e-rechnung-viewer

  • PDF erstellen und herunterladen

    Schritt 5

    Der Incoming Document Handling Server verfügt über die Funktion aus einer XML-Rechnung inkl. deren Anhängen ein vollständiges PDF zu erstellen, das Sie anschließend herunterladen können.

    Kernkomponente ist ein XSLT Stylesheet, welches UBL XML in eine HTML Seite umwandelt. Mit dieser XSLT Datei in Textform wird sichergestellt, dass E-Rechnungs-Originale heute und künftig in jedem beliebigen IT System lesbar gemacht werden können. In einem 2. Schritt wird aus der HTML Ansicht ein PDF erzeugt. Im XML eingebettete Anhänge werden immer mit berücksichtigt.

    Für das 2. Format laut der Norm EN16931, genannt CII XML, steht ein weiteres XSLT Stylesheet zur Verfügung, welches die Transformation nach UBL XML durchführt.

    Gemäß der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenzugriff (GoBD) ist es aus Sicht von EPO Consulting notwendig, den Prozess der Prüfung, Freigabe und Buchung von Eingangsrechnungen auf Basis der Originalrechnung durchzuführen. Die Umwandlung in ein „PDF mit den wichtigsten Daten“ (wie von den meisten herkömmlichen Workflow-Systemen erzeugt) und Fortführung der Prozesse mit diesem vereinfachten PDF, eröffnet ein unnötiges Risiko für die Finanzbuchhaltung.

    Ein, zugegebenermaßen heute noch theoretisches, Beispiel: Bei einer Finanzprüfung werden die Original-Eingangsrechnungen im XML Format angefordert. Der Finanzprüfer verwendet zur Visualisierung sein eigenes Tool. Wird vom Prüfer nun eine Abweichung festgestellt, führt dies wahrscheinlich zu einer Strafe.

    Mit dem Incoming Document Handling Server können Sie nach der Umwandlung entscheiden ob Sie das XML (Originale), das HTML, das umgewandelte PDF oder nur die Anhänge herunterladen möchten.

  • Eingang in SAP

    Schritt 6

    Möchten Sie den Weg zuerst direkt zu SAP bestreiten, werden die Rechnungsdaten mit unserem EPO Connector Add-On für SAP mittels API in das bestehende Rechnungseingangsbuch übertragen und können dort mit einfacher Freigabeberechtigung des jeweiligen Users eingebucht werden.

    Die validierten Rechnungsdaten können im Anschluss in jedes bestehende Workflow-, ECM-, oder DMS-System mit einem vorhandenen File-Verzeichnis weitergegeben werden. Das setzt allerdings voraus, dass die Daten später mit einer vorhandenen SAP-Schnittstelle aufgenommen werden können.

    Der für das eigene Unternehmen passenden Weg kann auf Basis von Zeitraum und Budget für die Umsetzung individuell entschieden werden. Der Incoming Document Handling Server lässt Ihnen alle Wege offen. Wir beraten Sie gerne und finden mit Ihnen die passende Lösung für Ihr Unternehmen.

weitere Vorteile für den Rechnungsempfang

Ein großer Vorteil unseres Servers ist, dass dieser neben Ihrer bestehenden Lösung installiert werden kann. Alternativ steht die Lösung auch als SaaS Service zur Verfügung.

Sie müssen also Ihren aktuellen Prozess des Rechnungseingangs nicht ändern – haben aber trotzdem die Möglichkeit E-Rechnungen zu empfangen, wenn solche eingehen. Dank der einfachen Integration ist die Lösung schnell implementiert und lässt Ihnen gleichzeitig alle Optionen offen, später auch weitere Systeme zu integrieren.

Unter Partnerunternehmen Open7 bietet als Ergänzung zum Incoming Document Handling Server auch die Integration eines eigenen Freigabeprozesses für neue ECM-Lösungen an. Sollten Sie bereits über einen Freigabe-Workflow verfügen, kann aber auch Ihr bestehendes System integriert werden.

Sollten Sie in Ihrem Unternehmen bisher keine Lösung haben, um ab 1.1.2025 den Anforderungen des Wachstumgschancengesetzes zu entsprechen und E-Rechnungen zu empfangen, ist der Incoming Document Handling Server das Richtige für Sie.

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Kontaktieren Sie uns gleich für mehr Informationen zu diesem Thema. Wir beantworten alle Ihre Fragen und beraten Sie gerne über die besten Lösungsmöglichkeiten.

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