Ob Papier, PDF, XML oder andere Formate: Die IDP Plattform von EPO Consulting erfasst, versteht und validiert Ihre Dokumente vollautomatisch mit künstlicher Intelligenz. Die Ergebnisse fließen direkt in Ihre Systeme, auf Wunsch bis zur Dunkelverbuchung in SAP.
Intelligente Dokumentenverarbeitung (englisch: Intelligent Document Processing, kurz IDP) bezeichnet die automatisierte Erfassung, Klassifizierung, Extraktion und Validierung von Daten aus Dokumenten mithilfe von Künstlicher Intelligenz. Eine IDP Software kombiniert dafür mehrere Technologien: optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition, OCR), Machine Learning und Natural Language Processing. So verarbeitet sie strukturierte, unstrukturierte und halbstrukturierte Daten gleichermaßen zuverlässig, egal ob diese aus Papierdokumenten, PDFs, XML-Dateien oder anderen Formaten stammen.
Der entscheidende Unterschied zu klassischem OCR: Eine reine Texterkennung liest lediglich Zeichen aus einem Dokument aus. Intelligente Dokumentenverarbeitung geht weiter. Sie versteht den Inhalt, ordnet das Dokument dem richtigen Typ zu (Dokumentenklassifizierung), extrahiert die relevanten Felder und prüft die Daten gegen vorhandene Informationen aus Ihren Systemen (Datenvalidierung). Das Ergebnis ist kein Textblock, sondern ein geprüfter, weiter verarbeitbarer Geschäftsfall.
Damit wird IDP zum zentralen Baustein für die Automatisierung von Geschäftsprozessen: Manuelle Dateneingabe entfällt, Durchlaufzeiten sinken und Fehlerquellen werden systematisch reduziert.
Viele Anbieter von Intelligent Document Processing Software liefern ein isoliertes Werkzeug für einen einzigen Anwendungsfall. Die IDP Plattform verfolgt einen anderen Ansatz: Sie ist die Management- und Orchestrierungsebene über alle beteiligten Komponenten. Wie ein intelligenter Agent verknüpft die Plattform Ihre Systeme und Sub-Lösungen miteinander und sorgt dafür, dass Ergebnisse aus einem Verarbeitungsschritt automatisch in den nächsten fließen.
Das bedeutet konkret: Die intelligente Dokumentenverarbeitung Plattform nimmt Dokumente aus beliebigen Eingangskanälen entgegen, steuert die KI-gestützte Verarbeitung, reichert die Daten mit Informationen aus Ihren Bestandssystemen an und übergibt die validierten Ergebnisse an das jeweilige Zielsystem. Ob SAP ERP, SAP S/4HANA, ein Archivsystem oder eine individuelle Workflowlösung: Die Plattform verbindet, was zusammengehört.
Und wichtig: Die Plattform ist nicht auf E-Rechnungen beschränkt. Sie verarbeitet Eingangsrechnungen genauso wie Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Formulare oder andere Geschäftsdokumente.
Bestimmte, vordefinierte E-Mail Konten können automatisch überwacht werden. Eingehende E-Mails werden klassifiziert, mittels KI analysiert und bei Bedarf für die weitere Verarbeitung an die betreffenden Personen weitergeleitet. So werden etwa Out-Of-Office Benachrichtigungen direkt aussortiert und Rückfragen an die Sachbearbeiter zur Beantwortung weitergeleitet.
Der Klassiker der intelligenten Dokumentenverarbeitung: Eingangsrechnungen werden erkannt, mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und bei Übereinstimmung automatisch verbucht. In Kombination mit unserem E-Rechnungs-Eingangsbuch deckt die Plattform sowohl klassische PDF-Rechnungen als auch strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab.
Bestätigungen Ihrer Lieferanten werden automatisch mit der ursprünglichen Bestellung abgeglichen. Abweichungen bei Preisen, Mengen oder Terminen erkennt die KI sofort.
Lieferscheine werden erfasst und den passenden Bestellungen und Wareneingängen zugeordnet, als Basis für einen sauberen Dreiwege-Abgleich.
Ob Anträge, Personaldokumente oder branchenspezifische Formulare: Die Plattform lässt sich auf Ihre Dokumenttypen konfigurieren und deckt alle Ihre Anforderungen ab.
Wartungsprotokolle werden mit Unterstützung von KI erzeugt und im Archivsystem zur Weiterverarbeitung abgelegt. Werden Ersatzteile benötigt, können diese automatisiert intern oder extern angeschafft werden.
Dokumente, die bisher manuell erfasst und geprüft wurden, laufen automatisiert durch. Ihre Mitarbeiter kümmern sich nur noch um die Fälle, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.
Die automatische Datenvalidierung gleicht jede Position gegen Ihre Bestandsdaten ab. Tippfehler, Zahlendreher und übersehene Abweichungen gehören der Vergangenheit an.
Von der Dokumentenerfassung bis zur Verbuchung entsteht eine durchgängige Workflow-Automatisierung ohne Medienbrüche und ohne Insellösungen.
Die IDP Plattform ersetzt Ihre Systemlandschaft nicht, sie macht sie intelligenter. Vorhandene Anwendungen wie SAP werden angebunden und um KI-Fähigkeiten erweitert.
Als SAP Beratung und Lösungsanbieter kennen wir die Prozesse in SAP ERP und SAP S/4HANA aus jahrelanger Projekterfahrung. Die IDP Plattform übergibt validierte Daten direkt an die relevanten SAP-Module, etwa an das Rechnungseingangsbuch (REB), die Materialwirtschaft (MM) oder das Finanzwesen (FI). Für die Anbindung sorgt bewährte EPO Technologie wie der EPO Connector für SAP.
SAP ist dabei ein optionaler Baustein, keine Voraussetzung. Die Plattform arbeitet ebenso mit anderen ERP-Systemen, Archivlösungen und individuellen Anwendungen zusammen. Sie entscheiden, wohin Ihre Daten fließen.
Was ist der Unterschied zwischen OCR und intelligenter Dokumentenverarbeitung?
OCR (optische Zeichenerkennung) wandelt Bilder von Text in maschinenlesbaren Text um. Intelligente Dokumentenverarbeitung nutzt OCR als einen Baustein, versteht darüber hinaus aber den Inhalt: Sie klassifiziert Dokumente, extrahiert gezielt relevante Felder, validiert die Daten gegen Ihre Systeme und stößt die Weiterverarbeitung an.
Welche Dokumentformate kann die IDP Software verarbeiten?
Die Plattform verarbeitet Papierdokumente (gescannt), PDFs, XML-Dateien und weitere Formate. Auch strukturierte E-Rechnungsformate wie XRechnung, ZUGFeRD oder UBL-XML werden unterstützt.
Wie funktioniert die Anbindung an SAP?
Validierte Daten werden über bewährte EPO Schnittstellentechnologie direkt an SAP übergeben, zum Beispiel an das Rechnungseingangsbuch (REB). Die Integration erfolgt ohne Medienbruch und ist sowohl für SAP ERP als auch für SAP S/4HANA verfügbar.
Was bedeutet Dunkelverbuchung?
Dunkelverbuchung heißt, dass ein Beleg vollautomatisch gebucht wird, ohne dass ein Mitarbeiter ihn öffnet oder prüft. Voraussetzung ist, dass die automatische Datenvalidierung alle Positionen gegenüber einer geprüften Bestellung als übereinstimmend bewertet hat. Nur Belege mit Abweichungen landen zur gezielten Prüfung bei Ihren Mitarbeitern, inklusive Protokoll der betroffenen Positionen.
Ist die Lösung nur für E-Rechnungen geeignet?
Nein. Der Rechnungseingang ist ein häufiger Einstiegspunkt, die Plattform verarbeitet aber ebenso Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Formulare und weitere Geschäftsdokumente.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, welche Dokumente und Prozesse sich in Ihrem Unternehmen automatisieren lassen. Wir zeigen Ihnen die IDP Plattform gerne live, auf Wunsch mit Ihren eigenen Beispieldokumenten.
Schreiben Sie uns entweder über unser Kontaktformular oder kontaktieren Sie direkt unseren Sales Manager Manfred Trojan für ein persönliches Beratungsgespräch.
