Ihre Fachabteilungen geben Rechnungen mit einem kurzen „Ja“ oder „Nein“ frei, direkt aus dem E-Mail Posteingang. Den Rest erledigt die EPO Freigabe: Die Lösung liest die Antwort aus, verarbeitet sie und übergibt das Ergebnis automatisch an das EPO Rechnungseingangsbuch in SAP. Aus einer simplen Antwort wird so ein sauber dokumentierter Freigabeschritt, ganz ohne manuelle Nacharbeit.
Freigeben funktioniert so intuitiv wie das Beantworten einer E-Mail. Keine Einarbeitung, keine Hürden, auch für Kolleginnen und Kollegen, die selten mit SAP arbeiten.
Sie nutzen die Systeme, die Sie ohnehin haben. Das hält die laufenden Kosten niedrig und macht die Freigabe für jeden im Unternehmen zugänglich.
Schlanke Prozesse statt langer Wege. Rechnungen sind bereits freigegeben, wo zuvor noch gesucht wurde. Skonti können abgezogen werden, statt zu verfallen.
Zum Freigeben braucht es nur eines: ein E-Mail-Postfach. Damit kann jeder im Unternehmen Rechnungen freigeben, vom Einkauf bis zur Geschäftsführung, ohne zusätzliche Zugänge und ohne Schulung.
So bleibt der Aufwand gering und die Beteiligten arbeiten mit Werkzeugen, die sie täglich verwenden. Gerade in Abteilungen, wo verschiedene Personen Rechnungen freigeben, macht das einen spürbaren Unterschied, da niemand erst ein neues System lernen muss.
Jeder arbeitet anders. Deshalb bietet die EPO Freigabe drei Wege zur Freigabe, alle mit demselben Ergebnis und derselben sauberen Dokumentation:
für alle, die ohnehin im System arbeiten und den vollen Funktionsumfang direkt vor sich haben wollen.
für alle, die unterwegs oder zwischen zwei Terminen schnell reagieren wollen. Eine kurze Antwort genügt.
für die Freigabe mit wenigen Klicks am Smartphone, inklusive Blick auf die wichtigsten Eckdaten der Rechnung.
Eine Rechnung allein sagt wenig. Entscheidend ist die Frage dahinter: Passt das zu meiner Bestellung, und ist die Ware überhaupt schon da?
EPO Freigabe verknüpft jede Rechnung mit der passenden Bestellung und dem Wareneingang.
Ein Beispiel: Sie haben ein Notebook bestellt und erhalten die Rechnung dazu. Bevor Sie freigeben, sehen Sie auf einen Blick, ob das Gerät bereits geliefert wurde. So entscheiden Sie auf Basis vollständiger Informationen und nicht reiner Annahmen.
Das schützt vor Rechnungen für nicht gelieferte Ware und beschleunigt zugleich die Freigaben, bei denen alles passt.
E-Rechnungen im XML-Format zeigen wir Ihnen in einem integrierten Viewer übersichtlich an, gut lesbar wie eine klassische Rechnung. Sie müssen sich nicht durch Rohdaten arbeiten, sondern sehen alle relevanten Felder auf einen Blick.
Und falls Lieferanten weiterhin PDFs oder ZUGFeRD-PDFs senden: Auch die verarbeitet die EPO Freigabe genauso zuverlässig. So sind Sie für die Gegenwart und für die Zukunft des E-Invoicing gerüstet, ohne Lieferanten zu einem bestimmten Format zu zwingen.
Ihre Freigabeprozesse konfigurieren wir direkt in SAP, genau so, wie Ihr Unternehmen arbeitet. Freigabestufen, Vertretungen und Betragsgrenzen bilden wir nach Ihren Regeln ab. Alles läuft in einer Umgebung zusammen, ohne zusätzliche Workflow-Plattform daneben.
Viele Unternehmen lösen das heute etwa über Microsoft Power Automate. Mit der EPO Freigabe ist das nicht notwendig. Alles bleibt dort, wo Ihre Rechnungen ohnehin verarbeitet werden: in SAP. Das reduziert Schnittstellen, vermeidet Reibungsverluste und hält die Verantwortung an einer Stelle.
Sie sind rasch startklar, auch wenn neue Standorte oder Länder dazukommen. Statt langer Vorlauf- und Projektzeiten rollen Sie die Lösung zügig auf weitere Gesellschaften und Länder aus und gehen schnell produktiv. So wächst die Lösung mit Ihrem Unternehmen mit, ohne dass jeder Rollout zum eigenen Großprojekt wird.
Was für Rechnungen funktioniert, funktioniert für jede Freigabe. Bestellungen, Investitionen, interne Anträge: Denselben einfachen Weg nutzen Sie für alle Freigabeprozesse im Unternehmen. Einmal eingerichtet, wird die EPO Freigabe so zur zentralen Anlaufstelle für jede Entscheidung, die ein „Ja“ oder „Nein“ braucht.
Wir zeigen Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie die Rechnungsfreigabe mit der EPO Freigabe in Ihrem Unternehmen aussehen kann. Unverbindlich und konkret auf Ihre Prozesse bezogen.
