Warum man bei E-Rechnung auf XML statt PDF setzen sollte
Eine elektronische Rechnung ist keine PDF-Datei. Das PDF ist lediglich die Darstellung der Rechnung für den Menschen. Für die automatisierte Verarbeitung ist die strukturierte elektronische Rechnung entscheidend.
Deshalb empfehlen wir, Rechnungsdaten und Rechnungsdarstellung konsequent zu trennen:
XML = elektronische Rechnung
PDF = Darstellung
ZUGFeRD bzw. Factur-X verbindet beides in einer Datei. Das kann für bestimmte Anwendungsfälle sinnvoll sein, führt aber zu einer zusätzlichen Abhängigkeit vom PDF-Format. Umgekehrt akzeptiert etwa die Bundesfinanzverwaltung genau dieses Format aber nicht, sondern setzt auf Automatisierung.
Investitionssicherheit statt kurzfristiger Formatentscheidung
Die Anforderungen an die elektronische Rechnungsübermittlung entwickeln sich laufend weiter – insbesondere durch Peppol und nationale E-Rechnungsregelungen.
Eine Lösung sollte deshalb nicht darauf ausgelegt sein, heute ein bestimmtes Rechnungsformat möglichst schnell zu erfüllen, sondern darauf, die einmal erzeugten Rechnungsdaten auch künftig für unterschiedliche Verfahren und Übertragungswege verwenden zu können.
Mit einer strukturierten Rechnung als führendem Rechnungsobjekt bleibt die Rechnung unabhängig von ihrer späteren Darstellung und ihrem Übertragungsweg.
Aus denselben Rechnungsdaten können beispielsweise
- eine Peppol-Rechnung,
- ein PDF oder HTML zur Anzeige oder Archivierung,
- bei Bedarf eine ZUGFeRD/Factur-X-Datei
- oder künftig ein anderes gefordertes Format
erzeugt werden.
Damit wird nicht in ein bestimmtes Format investiert, sondern in eine E-Rechnungsarchitektur, die sich an zukünftige Anforderungen anpassen lässt.
Erklärt an einem Beispiel aus Deutschland
Nehmen wir ein Unternehmen, das heute eine E-Rechnung an einen deutschen Geschäftskunden versendet.
Die Rechnung wird im ERP als strukturierte XML-Rechnung erzeugt. Diese XML-Datei ist die eigentliche E-Rechnung und kann beispielsweise über Peppol oder per E-Mail an den Kunden übermittelt werden.
Für die Mitarbeiter des Kunden soll die Rechnung natürlich trotzdem bequem lesbar sein. Dafür wird aus denselben Rechnungsdaten zusätzlich eine PDF- oder HTML-Darstellung erzeugt.
Damit ist für den Empfänger sofort erkennbar:
Das entspricht auch der aktuellen deutschen Verwaltungssicht und wird bei künftigen Finanzprüfungen so gehandhabt: Eine E-Rechnung ist grundsätzlich ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ab dem Geschäftsjahr 2027 ist ein PDF im Geschäftsverkehr somit kein rechtlich gültiges Rechnungsformat mehr.
Was passiert dann mit dem bestehenden Rechnungs-PDF?
In der Übergangszeit kann das Rechnungs-PDF weiter an Kunden versendet werden.
Wir empfehlen aber, auf dieser PDF-Darstellung deutlich darauf hinzuweisen:
Rechnung-Abbild einer elektronischen Rechnung. Keine Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn.
Damit wird dem Empfänger unmittelbar vermittelt:
Das PDF ist die Darstellung – die eigentliche Rechnung befindet sich im strukturierten elektronischen Datensatz.
Das ist gerade für Unternehmen wichtig, deren Mitarbeiter bisher gewohnt sind, Rechnungen ausschließlich als PDF zu betrachten.
Aber Vorsicht: das PDF kann von der E-Rechnung abweichen
Wenn sie nur das PDF zur Freigabe nutzen, heißt das nicht, dass die E-Rechnung auch genau die gleichen Daten enthält.
Technisch ist es aber nicht möglich, die Übereinstimmung von PDF und E-Rechnung garantiert zu überprüfen.
Sie müssen immer die E-Rechnung validieren, damit bei einer Finanzprüfung alles übereinstimmt und der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann.
Beispiel:
Im XML fehlt die UID Nummer des Absenders oder Steuerbeträge sind falsch. Auf der PDF-Rechnung sind die Angaben aber korrekt.
Und wenn ein Kunde ZUGFeRD möchte?
Kein Problem. Aus denselben Rechnungsdaten kann zusätzlich eine ZUGFeRD-/Factur-X-Datei erzeugt werden.
Die Rechnungsdaten selbst müssen dafür nicht neu aufgebaut werden.
Was Sie jetzt tun sollten
Planen Sie Ihre E-Rechnungslösung für die Zukunft und nicht nur kurzfristig. Wir von EPO Consulting entwickeln seit mehr als 10 Jahren E-Rechnungslösungen und helfen auch Ihnen gerne dabei, eine langfristige Lösung in Ihrem Unternehmen zu etablieren.
Sie wollen wissen, wo Ihr Unternehmen steht? Kontaktieren Sie uns noch heute.
Hier finden Sie weiterführende Informationen, die Ihnen bei der Planung helfen können.
- E-Rechnung erstellen und versenden
- E-Rechnungen empfangen und automatisiert verarbeiten
- XRechnung für Deutschland und ebInterface & UBL für Österreich
- E-Invoicing international im Überblick
- E-Rechnung Viewer: XML in Sekunden als HTML oder PDF darstellen
- XRechnung Validator: XML auf Vollständigkeit und Korrektheit prüfen
